Privacyverklaring Urendo voor medewerkers
CONCEPT – VEREIST JURIDISCHE CONTROLE. Dit document is een werkversie die nog niet door een jurist is beoordeeld. Werkgevers kunnen hem als basis voor hun eigen privacyverklaring gebruiken; tekst tussen [vierkante haken] moet nog worden ingevuld.
Versie: 1.0 · Datum: 30 oktober 2026 · Documentcode: privacy
Je werkgever, Albrecht ICT, gebruikt Urendo om je uren, planning, werkbonnen en (als die module aan staat) verlof bij te houden. Je werkgever is verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt waarvoor je gegevens worden gebruikt. De leverancier van Urendo is verwerker: hij verwerkt je gegevens alleen in opdracht van je werkgever, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens en waarvoor
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, taal, rol, inloggegevens (wachtwoord gehasht, tweestapsverificatie, passkeys) | inloggen en je account beheren | uitvoering arbeidsovereenkomst |
| Gewerkte uren (datum, begin/eind, pauze, project, activiteit, omschrijving, urensoort), materialen, onkosten met bonfoto, foto's en overdrachtsnotities, reistijd en kilometers | loonadministratie, facturatie aan klanten, projectbeheer, naleving Arbeidstijdenwet | uitvoering arbeidsovereenkomst en wettelijke plicht (Arbeidstijdenwet, fiscale bewaarplicht) |
| Planning en ploegen | werk verdelen | gerechtvaardigd belang van je werkgever |
| Verlof en ziekmeldingen (alleen periode en soort, geen diagnose) | verlofsaldo, loondoorbetaling, planning | uitvoering arbeidsovereenkomst en wettelijke plicht |
| Toeslagen en overwerk (module CAO-berekening) | uitbetaling volgens de cao | uitvoering arbeidsovereenkomst |
| GPS-locatie (alleen als je werkgever dit aanzet én jij het op je apparaat aanzet) | vastleggen waar het werk begon en eindigde | gerechtvaardigd belang van je werkgever (zie hieronder) |
| Spraakmemo's en bonfoto's voor de AI-assistent (alleen als je werkgever die module gebruikt en jij een memo inspreekt) | een voorstel voor een urenregel of onkostenregel maken | gerechtvaardigd belang van je werkgever; jij kiest zelf of je de functie gebruikt |
| Wijzigingslog (wie wat wanneer wijzigde) | controleerbaarheid van de administratie | wettelijke plicht en gerechtvaardigd belang |
GPS-locatie
Je werkgever legt je locatie alleen vast bij het starten en stoppen van de timer en bij het starten en afronden van een werkbon, en alleen als je het in de app aanzet (Meer → Instellingen → "Locatie (GPS) vastleggen"). Er is geen live-tracking. Zet het uit buiten werktijd of als je dat niet wilt. Je werkgever hoort vóór het aanzetten van deze functie een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) te doen en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging om instemming te vragen (art. 27 WOR).
AI-assistent
Als je een spraakmemo inspreekt of een bon fotografeert, gaat de opname of foto via de server van Urendo naar een taalmodel en spraakherkenning in de EU. Je naam en e-mailadres worden niet meegestuurd; wel de namen van projecten en activiteiten (een projectnaam kan een klantnaam bevatten). Het taalmodel maakt alleen een voorstel: er wordt niets geboekt zonder dat jij het accepteert. De audio wordt na 30 dagen verwijderd. In de wekelijkse samenvatting voor kantoor heten medewerkers "medewerker N"; de app zet de namen pas terug bij het tonen.
Als iemand op Vertaal tikt bij een notitie (bijvoorbeeld een overdracht of de notitie bij je planning), gaat alleen de tekst van die notitie naar het taalmodel, zonder je naam. Schrijf daarom geen gevoelige gegevens in notities. De vertaling wordt bewaard zolang de notitie bestaat.
Wie ziet je gegevens
- Je werkgever (beheerder, administratie, planner en je voorman), elk volgens zijn rechten in de app.
- De leverancier van Urendo en zijn subverwerkers (hosting, e-mail, en bij de AI-assistent de taalmodelprovider), alleen voor het leveren van de dienst.
- Het boekhoudpakket van je werkgever, als die een koppeling gebruikt (bijv. je naam in een factuurregel).
Hoe lang
Uren en andere administratie bewaart je werkgever volgens de wettelijke termijnen (urenregistratie minimaal 52 weken volgens de Arbeidstijdenwet, financiële administratie 7 jaar). Exportbestanden worden na 7 dagen verwijderd, audio van spraakmemo's na 30 dagen, het wijzigingslog na 7 jaar. Zie het overzicht Bewaartermijnen.
Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering (voor zover de wet geen bewaarplicht oplegt), beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (in het bijzonder tegen GPS). Richt je verzoek aan je werkgever: [contactgegevens werkgever / functionaris gegevensbescherming]. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Contact leverancier
[Handelsnaam leverancier], [adres], [privacy@…].